Imagen
Corporativa
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SystemVoice®
la Imagen Corporativa del nuevo Milenio
El objetivo principal
de SystemVoice® es apoyar a su empresa
para que esté al nivel competitivo de las grandes empresas del nuevo
mundo, utilizando tecnología de punta y de innovación para cubrir
las necesidades de un mercado que demanda cada vez mayor capacidad
de servicio.
Con SystemVoice®
su empresa podrá automatizar vía telefónica, los procesos operativos
de la manera más avanzada. SystemVoice®
ofrece a su empresa, una Imagen Corporativa que resalta la Competitividad,
Seguridad, Credibilidad, Solidez y Calidad
Con SystemVoice®
su
empresa contará con un servicio completo de Atención e información
las 24 horas del día, durante los 365 días del año, de esta manera
su "Consumidor", "Cliente", "Proveedor"
y "Empleado" se sentirá atendido, satisfecho y seguro
de consumir o proveer sus productos.
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Mesa
de Operadoras y Operadora Digital |
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SystemVoice®
es un operador ROBOT
Después de conectar
SystemVoice® a las extensiones de su conmutador,
la transferencia de llamadas se realiza como lo haría un operador
humano, y ¿Cómo sería esto?, muy simple, el operador contesta
la llamada y le pregunta a su interlocutor a que extensión desea
que lo comunique, el operador una vez conociendo la extensión realiza
el proceso típico de transferencia de llamadas, le indica a la persona
de la extensión que tiene una llamada de "Juan Pérez"
y cuelga, exactamente igual lo hace SystemVoice®.
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Si la persona que
llama le solicita al operador una información que se encuentra
en la base de datos de su empresa, entonces, el operador utilizará su computadora
para obtener la información y proporcionársela al mismo. De igual manera
lo hace SystemVoice®, el cuál operará como si fuera
un operador ROBOT. |
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El sistema más
pequeño de SystemVoice® es de 1
puerto, o sea, que podrá recibir 1 llamada a la vez, pero
podrá crecer hasta 12 puertos en un sólo PC, atendiendo hasta
12 llamadas simultáneas. A partir de ahí es posible poner varios
PC en paralelo conectados en red para crecer de forma ilimitada
la cantidad de puertos.
El crecimiento de la
mesa de operadoras será de 2, 4, 8 y 12 puertos por PC.
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¡Nunca
más perderá una llamada, ni un mensaje!
Con SystemVoice®
todas sus llamadas (tanto el nombre de la persona que llamó como
el mensaje) quedarán almacenados
en el disco duro del servidor de IVR.
Además, con
SystemVoice® los mensajes podrán:
- Guardarse en el Disco Duro de cada
usuario.
- Enviarse al Correo Electrónico
de cada usuario en formato WAV.
- Recuperarse Vía Telefónica.
- Administrase con el Screen PopUp
de SystemVoice®
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Siempre
conocerá el nombre de la persona que le llama
La Secretaria Digital
de SystemVoice® opera
muy parecido a una secretaria real, ésto se debe a que el
sistema le pedirá a la persona que llama que diga su nombre,
si éste no lo dice, la Secretaria Digital de SystemVoice®
no le transferirá la llamada,
protegiéndolo como lo haría su actual secretaria.
Si la persona que llama
dice su nombre, la Secretaria Digital de SystemVoice®
le transferirá la llamada a su
extensión, y al contestar la llamada le reproducirá el nombre
de la persona, dejando a su criterio si la desea tomar o no.
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El servicio de Secretaria
Digital es personalizable para aquellas extensiones que considere que
requiere una protección contra personas no deseadas. Sobre todo
en el caso de directivos de la empresa.
El servicio de Secretaria
Digital de SystemVoice® es
ideal por la seguridad que obtendrá, incluso en horarios nocturnos,
cuando ya no cuenta con una persona que lo asista.
Después de que SystemVoice®
le reproduce el nombre de la persona que le llama, si desea tomar la llamada
la transferencia se realizará, si no desea tomarla y cuelga, entonces
SystemVoice® le informará a la persona que usted
no está en su lugar y si desea dejarle un mensajes u otras opciones.
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Ejemplo:
SystemVoice®:
Marque el número de la extensión a la que desea comunicarse
Persona:
"2457"
SystemVoice®:
Por favor, diga su Nombre
Persona:
"Juan Pérez"
SystemVoice®:
Inicia la transferencia
SystemVoice®
al usuario: Tiene una llamada de: "Juan Pérez", si
desea contestarla marque cualquier tecla, sino desea contestarla, cuelgue
ahora.
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SystemVoice®
NO es parte de un Conmutador o PBX
El correo de voz de SystemVoice®
no tiene límite de usuarios ni de espacio de mensajes, de hecho,
el usuario podrá aumentar o disminuir desde su computadora, el espacio
para cada mensaje que reciba.
SystemVoice® no es un
Aditamento, Tarjeta o Accesorio de un conmutador o PBX
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SystemVoice®
vs Correo de Voz
El típico correo de voz con el que la mayoría de la gente
se ha topado, y que generalmente es un accesorio de un conmutador o PBX,
es muy limitado, sólo permite accesar a través de unos cuantos menús previamente
definidos por el fabricante, así como un limitado espacio para mensajes
en cada extensión y un limitado número de extensiones.
Además de la falta de menús de retorno y asistencia,
no es posible conectarlo a sus datos y ni a servicios de Mensajería
Unificada, ni Email-On-Demand, y si desea correo de voz en más extensiones,
tendrá que pagar por la tarjeta o accesorio que se instalará en su conmutador
o PBX,
Con SystemVoice® creamos un
correo de voz inteligente, sin límites de crecimiento, interactuando con
cualquier conmutador que permita extensiones analógicas.
Sin Embargo, si su empresa cuenta con un correo de voz,
con SystemVoice® no tendrá que cambiar su correo
actual, sino que formará parte que una excelente solución de Mensajería
Unificada.
Qué
diferencia hay entre IVR SystemVoice® y un Correo de Voz (Voice
Mail)?
Para la persona que habla y es atendido por uno de estos
sistemas posiblemente no habrá ninguna diferencia, puesto que la interfase
entre la persona y estos sistemas es el mismo: "La Voz". Para
poder entender rápidamente la diferencia entre SystemVoice®
y un correo de voz, hemos desarrollado la siguiente tabla:
|
Característica |
SystemVoice
|
Correo
de Voz
|
Es Accesorio de un conmutador |
No
|
Sí
|
Permite Conexión a un conmutador |
Sí
|
No
|
Transferencia de Llamadas
a extensiones |
Sí
|
Sí
|
Mensajería Unificada |
Sí
|
No
|
Email-Fax-On-Demand de información
Fija: Folletos, formatos, etc |
Sí
|
No
|
Anuncio de Llamada al Usuario |
Sí
|
No
|
Envío de Correo de Voz al
Correo Electrónico del Usuario |
Sí
|
No
|
Requiere de un conmutador |
No
|
Sí
|
Buzones de Mensajes |
Sí
|
Sí
|
Buzones de Mensajes Virtuales |
Sí
|
No
|
Bienvenidas de Buzones Personalizadas |
Sí
|
Sí
|
Medición de Distribución
de Llamadas e Impactos |
Sí
|
No
|
Sistema de Mantenimiento
para cambio de Voces |
Sí
|
No
|
Conectividad con Bases de
Datos |
Sí
|
No
|
Análisis de las operaciones
con Microsoft Access |
Sí
|
No
|
Compatibilidad con Plataformas
Microsoft y Windows NT |
Sí
|
No
|
Conectividad por Red |
Sí
|
No
|
Capacidad ilimitada almacenamiento
de Información |
Sí
|
No
|
Capacidad de Desarrollo
de aplicaciones a las necesidades del cliente |
Sí
|
No
|
Operadora Digital |
Sí
|
Sí
|
Secretaria Digital |
Sí
|
No
|
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Las
Extensiones de SystemVoice® se vinculan con las de su
conmutador
SystemVoice®
podrá transferir las llamadas que reciba a las extensiones del conmutador
tal cual las tiene en este momento, sin embargo, dentro de SystemVoice®
se crea una lista de extensiones las cuáles estarán vinculadas a
las extensiones reales del conmutador.
Esto nos permitirá tener extensiones
que en el conmutador del cliente no existen, logrando compartir
una extensión real entre muchas ficticias, como en el caso de los
vendedores.
Imagine esta situación,
las tarjetas de presentación de 5 vendedores indican que la extensión
para localizarlos es 2475. Esto
significa que no tuvo las 5 extensiones para sus vendedores (pésima
imagen ¿No?), y mucho menos podrá tener sus buzones de voz, creando
conflicto de intereses entre ellos.
Ahora bien, con SystemVoice®
podrá asignar 5 extensiones diferentes (excelente imagen ¿Verdad?),
vinculadas a la misma extensión real de su conmutador, y cada una
podrá contar con su mensajería unificada
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Extensión SystemVoice
|
Usuario
|
Extensión real
|
Observaciones
|
2475
|
Juan
|
2475
|
La 2475 se vincula a
la 2475
|
3475
|
José
|
2475
|
La 3475 se vincula a
la misma 2475
|
4475
|
Javier
|
2475
|
La 4475 se vincula a
la misma 2475
|
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Con SystemVoice®
podrá personalizar las extensiones de su conmutador.
SystemVoice®
le ofrece 10 formas diferentes de configuración de sus extensiones,
así como la opción de seleccionar mensajes específicos
en caso de no contestación o tono de ocupado. Estas son los
tipos de extensión que podrá utilizar:
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Asistida + Buzón |
|
Simulada Asistida + Buzón |
|
Directa + Buzón
|
|
Simulada Directa + Buzón |
|
Asistida |
|
Simulada Asistida |
|
Directa |
|
Simulada Directa |
|
Libre |
|
Buzón
Directo |
|
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Tipos de Extensiones
de SystemVoice®
Tipo
de Extensión |
Descripción |
Extensión
Asistida + Buzón |
La extensión será asistida
por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona
que llama y realizará una transferencia real al usuario
de esta extensión.
Si el usuario no toma la llamada,
la persona que llama podrá dejar un mensaje en el correo
de voz.
|
Extensión
Directa + Buzón
|
La extensión recibirá
las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria
Digital, se realizará una transferencia real al usuario
de esta extensión.
Si el usuario no toma la llamada,
la persona que llama podrá dejar un mensaje en el correo
de voz.
|
Extensión
Asistida |
La extensión será asistida
por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona
que llama y realizará una transferencia real al usuario
de esta extensión.
Si el usuario no toma la llamada,
la persona que llama NO podrá dejar un mensaje.
|
Extensión
Directa |
La extensión recibirá
las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria
Digital, se realizará una transferencia real al usuario
de esta extensión.
Si el usuario no toma la llamada,
la persona que llama NO podrá dejar un mensaje.
|
Extensión
Libre |
SystemVoice®
transferirá las llamadas sin verificar si la extensión
esta ocupada o si no contesta.
Al realizar la transferencia, la
llamada se abandona y se deja bajo los recursos del Conmutador
o PBX
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Extensión
Simulada Asistida + Buzón |
La extensión será asistida
por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona
que llama y realizará una simulación de transferencia.
La llamada no será contestada
por ningún usuario.
Después del tiempo de espera asignado,
la persona que llama oirá el menú de no contestación,
en donde podrá dejar un mensaje en el correo de voz.
|
Extensión
Simulada Directa + Buzón |
La extensión recibirá
las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria
Digital y realizará una simulación de transferencia.
La llamada no será contestada
por ningún usuario.
Después del tiempo de espera asignado,
la persona que llama oirá el menú de no contestación,
en donde podrá dejar un mensaje en el correo de voz.
|
Extensión
Simulada Asistida |
La extensión será asistida
por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona
que llama y realizará una simulación de transferencia.
La llamada no será contestada
por ningún usuario.
Después del tiempo de espera asignado,
la persona que llama oirá el menú de no contestación,
pero NO podrá dejar un mensaje.
|
Extensión
Simulada Directa |
La extensión recibirá
las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria
Digital y realizará una simulación de transferencia.
La llamada no será contestada
por ningún usuario.
Después del tiempo de espera asignado,
la persona que llama oirá el menú de no contestación,
pero NO podrá dejar un mensaje.
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Buzón
Directo |
Envía
la llamada directo al buzón |
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Creación
de Extensiones Corporativas con 4 y 5 dígitos
Con SystemVoice®
podrá crear extensiones de 3, 4 ó 5 dígitos. No es la misma
imagen decir: "Háblame al 5555 6000, extensión 247", que
decir: "Háblame al 5555 6000, extensión 1247", tener más
de 3 dígitos significa ¡ Imagen Corporativa ¡.
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Extensión
Pública
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Extensión
real
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Observaciones
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1247
ó 2470
12475
ó 24750
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247
247
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La
extensión real del conmutador o
PBX del cliente sólo cuenta con 3 dígitos, sin embargo, con SystemVoice®
estas extensiones podrán convertirse
a 4 dígitos agregando un número cualquiera al principio o
al final de la extensión real. La forma de marcado internamente
continuará siendo igual 247, pero la gente que hable del exterior
tendrá que marcar 1247, creándole una imagen corporativa
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Los servicios "Bajo
Demanda" de SystemVoice®
le dará la solución perfecta para satisfacer
las necesidades cada vez mayores de sus Clientes, Proveedores y
Empleados, los cuales podrán obtener la información que requieren
de manera veraz, rápida y fácil.
Información que recibirán
a petición de ellos vía Fax o vía Email.
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Por que
usar los Sistemas-On-Demand
de SystemVoice?
- Está haciendo marketing con productos
o servicios?
- Constantemente envía documentos con información
que le solicitan por Correo, UPS, FedEx o manualmente por Fax o Email?
Si la respuesta es Sí, entonces su empresa requiere de los servicios
de Email-fax-On-Demand, que además le ofrecerá a sus usuario una respuesta
inmediata.
Los
servicios Email-Fax-On-Demand de SystemVoice® permiten lo siguiente:
- Actualización
de Documentos en línea a través de la red.
-
Eliminación manual de documentos pendientes de envío.
-
Reenvío manual de los documentos de enviados.
-
Almacenamiento en cola de los documentos a enviar.
-
Lista de documentos enviados con su estatus.
-
Solicitud de PIN para documentos con información delicada.
Fax-On-Demand
de SystemVoice® envía
documentos vía fax, utilizando un Fax módem comercial y el sistema WinFaxPro®
de Symantec®. Ver el website de Symantec
WinFaxPro
El funcionamiento del sistema
es muy sencillo, SystemVoice®
le pide al usuario que marque el número de fax a donde le enviará los
documentos solicitados, le confirma el número y en cuestión de segundos
le envía el fax, si el número da tono de ocupado o no contesta, el sistema
reintentará las veces que se le haya programado.
Email-On-Demand
SystemVoice® envía documentos
vía Email, utilizando una conexión a Internet y el sistema Outlook
Express® de Microsoft®.
El funcionamiento de este
sistema también es muy sencillo, SystemVoice®
le pide al usuario que marque su número de usuario, lo verifica en la
base de datos, selecciona la dirección de correo del usuario y en cuestión
de segundos le envía el Email.
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El servicio de Audio Texto de SystemVoice®
le permitirá dar información audible y específica
a sus clientes o proveedores lo cual le permitirá incrementar
la productividad de su actividad, ya que podrá utilizar el
tiempo que anteriormente dedicaba a proporcionar información
repetitiva en otras tareas, dejando que SystemVoice®
atienda las inquietudes más constantes.
La información de los servicios
de Audio Texto se graba a través del módulo de mantenimiento
de voces. El procedimiento para tal efecto es muy sencillo y no
requiere de equipo adicional al que ya se tiene.
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SystemVoice®
es completamente personalizable. Usted podrá decidir como
contestar, como dar la bienvenida y la despedida y que opciones
de menú dará el sistema.
SystemVoice®
es personalizable
por puerto, esto significa que podrá contestar en cada uno
de ellos de forma diferente o idéntica, permitiéndole diferentes
menús para cada puerto.
Ej.
1: Los puertos 1 y 2 pueden estar destinados para la
distribución de llamadas de su empresa, dando opciones tales
como transferencia de llamadas, Árbol Departamental, servicios de
Email y Fax-On-Demand:
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- Marque 1 para transferir su llamada a
una extensión
- Marque 2 para transferir su llamada a
un Departamento
- Marque 3 para recibir un documento vía
Email
- Marque 4 para recibir un documento vía
Fax
Ej. 2:
Los puertos 3 y 4 pueden estar destinados a transferir a departamentos
específicos tales como ventas, soporte técnico y garantías:
- Marque 1 para transferir su llamada a
Ventas
- Marque 2 para transferir su llamada a
Soporte Técnico
- Marque 3 para transferir su llamada a
Garantías
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Capacidad
de Recepción de llamadas |
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SystemVoice®
tiene la capacidad de recibir un promedio de 270 llamadas por día
en cada puerto.
Tomando en cuenta que el tiempo de consulta promedio es de 3 minutos,
y basándonos en esta estadística, por cada puerto se podrían
recibir hasta 20 llamadas por hora, por línea en horas pico
(de 9:00 a 19:00), dando un total de 200 llamadas. En horas no pico
(de 19:00 a 9:00) la afluencia de llamadas disminuiría en
un promedio de 5 llamadas por hora dando un total de 70.Como resultado
se tendría una capacidad máxima estimada de 270 consultas
por día por línea (puerto).
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