SPA, Costo Beneficio

En Rasgocorp le podemos decir mucho motivos para usar el SPA, pero no queremos hacerlo porque preferimos que usted los deduzca, para ello utilizaremos un ejemplo real, sólo en el área de cotizaciones, imagine los beneficios que le dará el resto del sistema SPA:

Un cliente necesita x productos, este pedirá a sus proveedores que le coticen el mismo, entre estos proveedores se encuentra su empresa.

Imagine que este cliente le habla por teléfono, la llamada se transfiere a un vendedor el cual se encuentra enfrente de su sistema de cotizaciones, el cliente le proporciona su clave de cliente, (los datos aparecen en el sistema), este continua solicitando los productos que necesita le sean cotizados, al cabo del último producto solicitado el vendedor le pregunta al cliente: ¿Eso es todo lo que desea?, el cliente responde: Sí, ¿Cuando me envía la Cotización?, el vendedor responde: Ahora mismo, me da tono de fax por favor.

La cotización le llega al cliente de forma clara, entendible, con todos los datos especificados, membreteada, firmada por el vendedor, firmada por el supervisor, con los datos de su empresa, así como sus condiciones comerciales, todo esto sin imprimir en una hoja de papel, además de que el vendedor llevará el seguimiento de todas sus cotizaciones pendientes hasta la terminación de las mismas, sin perder datos de trabajo e información. ¿Usted qué opina?, a esto nosotros lo llamamos eficiencia y si sus empleados son eficientes, seguramente lo será también su empresa.

Recuerde que normalmente para hacer cotizaciones necesita contratar a un impresor para que haga hojas membreteadas de su empresa, además, de tarjetas de presentación, y gafetes para los empleados.

Si saca cálculos, por 1000 hojas membreteadas pagará entre 80 dólares y 150 dólares según lo complejo del diseño, por 100 tarjetas pagará entre 10 dólares y 30 dólares, y por los gafetes otro tanto.

Además, si en su empresa hay mejoramientos de mercadotecnia e imagen, y desea cambiar de logotipo, aunque sea un color, tendrá que tirar todas sus impresiones con el antiguo logo y mandar a hacer nuevas impresiones, además, que hay de los nuevos empleados, estos tienen que usar tarjetas de presentación con los datos del nombre en blanco y un gafete hecho con un formato estándar también con los datos en blanco, una foto pegada, sin código de barras y ser llenadas en máquina de escribir, mientras la empresa decide solicitar al impresor sus tarjetas y gafete de imprenta, lo cual puede tardarse meses.

En todo caso esto no es lo peor, lo peor sería llegar a ver un cliente, y decirle: Perdón no tengo tarjetas pero apúntele en un papel, o esta es la tarjeta de mi jefe, abajo le apunto mi nombre, o esta es mi tarjeta (escrita a máquina) pronto me darán las nuevas, imagínese por un momento la escena, ¡que mala presentación!.

En cambio con el SPA su empresa puede crear tarjetas de presentación y gafetes de muy buena calidad al minuto de que un nuevo empleado inicia actividades en su empresa, ahorrando los costos de imprenta y tiempo de entrega de las mismas.

Piense también en el tiempo que le toma normalmente hacer una cotización a cada vendedor, sin duda alguna, si cada uno normalmente realiza de 3 a 10 cotizaciones por día, o sea, de 66 a 220 por mes (tomando en cuenta que los días laborables de un mes son de 22 días), con el SPA podría triplicar o más la cantidad de cotizaciones que realizan normalmente, aumentando así las posibilidades de realizar ventas, porque a fin de cuentas, que es una cotización sino una posibilidad de vender los productos propuestos en ella.

Ahora bien, el problema no es hacer de 66 a 220 cotizaciones por mes, ó 1000 si quiere, el verdadero problema es darle seguimiento a las mismas, de que sirve hacer 1 ó 1000 cotizaciones si no se puede llegar hasta las últimas consecuencias de la misma, o sea, "Sí, te compro" o "No, no quiero nada", esto se soluciona por completo con el sistema SPA, porque éste le permite crear avisos y mensajes posteriores, llevar un calendario de actividades, capturar las llamadas telefónicas realizadas a clientes y buscar cotizaciones, así como actualizarlas fácilmente de una moneda a otra o del precio viejo al precio nuevo.

Y que hay de los reportes de ventas de los vendedores!?, las típicas reuniones de ventas!, alguna ves a calculado el costo de esto?, ¿No?, bueno, le podemos ayudar a hacerlo.

Por ejemplo, si tiene 5 vendedores y un gerente de ventas, estos realizan una junta normalmente de 1 a 2 horas por semana y posteriormente el gerente les solicita un reporte de actividades de la semana, como ¿A quien le cotizaron?, ¿Que cotizaron?, ¿Qué llamadas realizaron?, ¿Qué les dijo el Cliente?, ¿Cuantas veces le hablaron a un cliente con respecto a una cotización? y otras que a usted se le ocurran, posteriormente el gerente las leerá (si es que las entiende), analizará y realizará resúmenes como ¿Quien trabajó más o quien menos?, ¿Quién cotiza más o quien menos?, ¿Qué cotizaron más o qué menos?, etc..

Por ejemplo, si los vendedores se tardan en realizar su reporte semanal, digamos unas 2 horas (obviamente sin lujo de detalles), esto nos daría un total de 10 horas invertidas por semana, el mes tiene 4 semanas, o sea, 40 horas en reportes, y al año tendríamos 480 horas invertidas en reportes, esto si lo dividimos entre las 8 horas diarias de trabajo nos daría un total de 60 días laborables entre los días laborables del mes (tomando en cuenta que los días laborables de un mes son de 22 días), nos daría un total de 2 meses y 16 días consecutivos invertidos para realizar los reportes de los 5 empleados. La formula es:

(# de Vendedores) x (Horas Invertidas en Juntas Semanales) = (Total de Horas por Semana)
(Total de Horas por Semana) x (4 Semanas) = (Total de Horas por Mes)
(Total de Horas por Mes) x (12 Meses) = (Total de Horas por Año)
(Total de Horas por Año) / (8 Horas Diarias de Trabajo) = (Total de días Laborados)
(Total de días Laborados) / (22 Días Laborables de Mes) = (Total Meses Utilizados para Hacer Reportes)
(Total Meses Utilizados para Hacer Reportes) x (Sueldo mensual de un Vendedos) = (Total Dinero Perdido)

En pocas palabras, el equivalente de esto es como si usted le estuviera pagando a un individuo por sentarse a realizar reportes durante 2 meses y 16 días, ¿Cuánto le cuesta?, pues, si el sueldo de un vendedor fuera de 300 dólares su costo de reportes sería de 750 dólares en ese tiempo.

Esto es tomando en cuenta que los reportes se realizaron a mano, pero si los realizan con un procesador de texto o una hoja de cálculo, el tiempo utilizado para hacer un reporte podría ser inesperado, hay vendedores estrellas que pueden manejar estos programas a la perfección, sin embargo, escribir a través de un teclado siempre será más lento que hacerlo a mano, eso si, es más legible, pero el que no es una estrellita le puede tomar una eternidad realizar este proceso.

Pero esto no es lo peor, ¿Qué paso con el gerente de ventas?, ¿Qué esta haciendo?, bueno, el gerente está rompiéndose la cabeza tratando de entender los reportes, los cuales son el resumen, del resumen resumido de lo que los vendedores se acordaron en el momento, claro este no es el caso de sus vendedores, ellos se acuerdan del punto y coma de todas sus palabras dichas en la semana, aún así, si el gerente desea realizar un resumen de actividades, poniendo sólo en una hoja que vendedor vendió más en la semana y cual menos puede tardarse toda una tarde sumando y comparando totales, ahora si desea un resumen más sofisticado como que productos fueron los más cotizados y los menos cotizados, ahí si puede tardarse todo un día, pidiéndole a Dios que al director de la empresa no se le ocurra pedir una gráfica de cotizaciones, productos cotizados, o ambas, porque esto le puede tomar mucho, mucho, mucho tiempo, a fin de cuentas, si se requieren más resúmenes de información de cotizaciones y actividades de los vendedores, así como de gráficas, y etiquetas y cartas para aquellos clientes que más solicitaron cotizaciones o que menos lo hicieron, ofreciendo promocionales, invitaciones, etc.., tomará más tiempo.

Contrate un par de ayudantes para el gerente de ventas porque el tiempo de este, seguramente no le alcanzará.
O peor aún, si aparte desea resúmenes de Facturación, Pedidos, Remisiones y Back Orders, definitivamente tendrá que contratar a todo un batallón de ayudantes, especialistas en gráficos, y más computadoras para estos lo terminen a tiempo, con una excelente presentación y lujo de detalles.
No contrate a nadie, no pida reportes y compre una bola de cristal o contrate a una adivina para adivinar como van las cosas en su empresa.
Ya calculó el tiempo invertido del gerente de ventas y sus ayudantes, ¿No?, siga la formula de cálculo anterior aplicado a los vendedores y al resultado súmele el tiempo invertido por los vendedores, más los gastos de imprenta del papel membreteado, más las tarjetas de presentación, más los gafetes, y después de ver el total recelé a su Dios preferido.
Por otra parte podría utilizar el sistema SPA, obteniendo así los mismos reportes pero al minuto que desee, rápido y sin complicaciones, teniendo a 5 vendedores que se dedican a vender y 1 gerente que se dedica a motivar y coordinar nuevas estrategias de ventas.

Eficiencia + Buena Presentación + Precios accesibles = Ventas = Dinero

En pocas palabras, utilizando el sistema SPA, su empresa contará con Eficiencia, Calidad de Presentación, Organización de sus datos, Ahorro de tiempo, Ahorro de papelería, Ahorro de gastos de impresión, Control de las operaciones de su empresa, Control total de las actividades de sus empleados, Rapidez de operación, Ahorro en capacitación y por sobre todo Ahorro de Dinero, y no más tiempo perdido por empleados realizando reportes inentendibles e incompletos, ni gerentes perdiendo el tiempo tratando de entenderlos o peor aún, tratando de organizar, resumir, graficar o extraer datos específicos de los mismos.