SPA, Costo Beneficio

Na Rasgocorp podemos dar-lhe muitos motivos para usar o SPA, mas não o fazemos porque preferimos que você os deduza por si só. Para isso utilizaremos um exemplo real, só na área de cotações. Imagine os benefícios que lhe dará o resto do sistema SPA:

Um cliente necessita x produtos, este pedirá a seus fornecedores que façam uma cotação do mesmo, entre estes fornecedores se encontra sua empresa.

Imagine que este cliente te ligue, a chamada se transfere a um vendedor que se encontra em frente ao seu sistema de cotações, o cliente lhe proporciona sua senha de cliente (os dados aparecem no sistema), este continua solicitando os produtos que necessita que sejan cotados, ao fim do último produto solicitado o vendedor pergunta ao cliente: "Isso é tudo o que deseja"? o cliente responde: "Sim, Quando me envia a Cotação"?, o vendedor responde: "Agora mesmo, me passe seu número de fax por favor".

A cotação chega ao cliente de forma clara, entendível, com todos os dados especificados, logotipada, assinada pelo vendedor, assinada pelo supervisor, com os dados de sua empresa, assim como suas condições comerciais. Tudo isso sem imprimir uma única folha de papel, além de que o vendedor continuará com todas suas cotações pendentes até que as mesmas terminem, sem perder dados de trabalho e informação. O que acha disso? Para nós, isso é eficiência e se seus funcionários são eficientes, assim será também a sua empresa.

Lembre-se de que normalmente, para se fazer cotações, é preciso contratar um tipógrafo para que faça folhas logotipadas de sua empresa, além de cartões de visita e crachás para os funcionários.

Se fizer os cálculos, por cada 1000 folhas logotipadas, você pagará entre 80 e 150 dólares e, dependendo da complexidade do desenho, por 100 cartões de visita pagará entre 10 e 30 dólares e pelos crachás, outro tanto.

Além disso , se em sua empresa há melhorias de mercadotecnia e imagem e você deseja trocar de logotipo, ainda que seja só uma cor, terá que desfazer -se de todos seus impressos com o logo antigo e mandar fazer outros. Além disso, os funcionários novos têm que usar cartões de visita com os dados do nome em branco e um crachá com um formato padrão, também com os dados em branco, uma foto colada, sem código de barras, preenchidos em máquina de escrever, enquanto a empresa decide solicitar seus cartões e crachás impressos à gráfica, o que pode demorar meses.

Em todo caso, isso não é o pior. O pior seria visitar um cliente e dizer-lhe: "Desculpe, não tenho cartões, mas anote em um papel", ou: "este é o cartão do meu chefe, vou anotar meu nome na parte de baixo", ou: "este é meu cartão (escrito a máquina) logo terei os novos". Imagine por um momento a cena...que vexame!

Por outro lado, com o SPA sua empresa pode criar cartões de visita e crachás de ótima qualidade no momento em que um novo funcionário comece a trabalhar em sua empresa, economizando nos custos com a tipografia e o tempo de entrega dos mesmos.

Pense também no tempo que cada vendedor normalmente leva para fazer uma cotação. Sem dúvida alguma, se cada um normalmente faz de 3 a 10 cotações por dia, ou seja, de 66 a 220 por mês (considerando-se que são 22 os dias úteis de um mês), com o SPA poderá triplicar a quantidade de cotações que faz normalmente, aumentando assim as possibilidades de vendas, porque no fim das contas, o que é uma cotação senão uma possibilidade de vender os produtos propostos nela?

Agora,o problema não é fazer de 66 a 220 cotações por mês, ou 1000 se preferir. O verdadeiro problema é continuar com as mesmas. De que adianta fazer 1 ou 1000 cotações se não se pode chegar às últimas consequências? Ou seja, "Sim, compro" ou "Não, não quero nada"? Isto se soluciona por completo com o sistema SPA porque este lhe permite criar avisos e mensagens posteriores, levar um calendário de atividades, capturar as chamadas telefônicas feitas a clientes e procurar cotações, assim como atualizá-las facilmente de uma moeda a outra o do preço velho ao preço novo.

E o que será dos relatórios de vendas e dos vendedores? Alguma vez já calculou o custo das típicas reuniões de venda? Não? Pois nós podemos ajudá-lo nisso.

Por exemplo, imagine que você tenha 5 vendedores e um gerente de vendas. Estes se reunem normalmente de 1 a 2 horas por semana e o gerente lhes solicita um relatório de atividades semanal com algumas questões, como por exemplo: "A quem fizeram a cotação"? "O que cotaram"? "Para quem ligaram"? "O que disse o cliente"? "Quantas vezes falaram com um cliente a respeito de uma cotação"? Quando leia os resultados (se é que os entenderá), fará análises do tipo: "Quem trabalhou mais e quem trabalhou menos?" "Quais produtos cotaram mais e quais cotaram menos?", etc..

Por exemplo, se os vendedores demoram em fazer o seu relatório semanal, digamos umas 2 horas (obviamente, sem detalhar muito) isso nos daría um total de 10 horas investidas por semana. O mês tem 4 semanas, ou seja, seriam 40 horas semanais e 480 horas anuais empregadas em relatórios; se o dividimos entre as 8 horas diarias de trabalho, nos daría um total de 60 dias úteis entre os dias úteis do mês (levando-se em consideração que são 22 dias os dias úteis de um mês), nos daria un total de 2 meses e 16 dias consecutivos investidos nos relatórios dos 5 funcionários. A fórmula é:

(Número de Vendedores) x (Horas Investidas em reuniões semanais) = (Total de Horas por Semana)
(Total de Horas por Semana) x (4 Semanas) = (Total de Horas por Mês)
(Total de Horas por Mês) x (12 Meses) = (Total de Horas por Ano)
(Total de Horas por Ano) / (8 Horas Diárias de Trabajo) = (Total de dias trabalhados)
(Total de dias trabalhados) / (22 Dias úteis por Mês) = (Total Meses Utilizados para fazer Relatórios)
(Total Meses Utilizados para Fazer Relatórios) x (Salário Mensal de um vendedor) = (Total Dinheiro Perdido)

Em poucas palavras, o equivalente disto seria como se estivesse pagando a alguém para sentar-se e fazer relatórios durante 2 meses e 16 dias. Quanto lhe custa? Se o salário de um vendedor fosse de 300 dólares, seu custo por fazer relatórios seria de 750 dólares nesse período.Isto, tomando em conta que os relatórios foram feitos a mão, pois se foram feitos com um processador de texto ou uma folha de cálculo, o tempo utilizado para fazer um relatório seria incalculável. Há vendedores que podem lidar com esses programas com perfeição, porém, escrever através de um teclado sempre será mais lento que fazê-lo a mão. Claro, é mais legível, mas um vendedor sem experiência ao lidar com tais programas pode levar uma eternidade para realizar esse processo.

Mas isso não é o pior, E o gerente de vendas?, O que faz? O gerente está quebrando a cabeça tentando entender os relatórios, os quais são o resumo do resumo resumido do que os vendedores se lembraram naquele momento.Claro, este não é o caso de seus vendedores, eles se lembram de tudo o que lhes foi dito durante a semana e se ainda assim o gerente quiser fazer um resumo de atividades, colocando só em uma folha que vendedor vendeu mais na semana e qual menos, pode demorar toda uma tarde somando e comparando totais. Agora, se deseja um relatório mais sofisticado, como por exemplo que produtos foram os mais e menos cotados, então sim poderá levar todo um dia, pedindo a Deus que não ocorra ao diretor da empresa pedir um gráfico de cotações, produtos cotados, ou ambos, porque isso lhe tomará muito, muito tempo. Ao final das contas, levará mais tempo se solicitarem mais relatórios de informação de cotações e atividades dos vendedores, assim como de gráficos, etiquetas e cartas para aqueles clientes que solicitaram mais ou menos cotações, oferecendo promoções, convites, etc..

Contrate alguns ajudantes para o gerente de vendas porque o tempo deste, seguramente não será suficiente.
Ou pior ainda, se além disso quiser relatórios de Faturas, Pedidos, Remissões e Back Orders, definitivamente terá que contratar um batalhão de ajudantes, especialistas em gráficos e mais computadores para que terminem a tempo, com uma excelente apresentação e luxo de detalhes.
Não contrate ninguém, não peça relatórios e compre uma bola de cristal ou contrate uma vidente para adivinhar como irão as coisas em sua empresa.
Já calculou o tempo investido no gerente de vendas e seus ajudantes? Não? Então siga a fórmula de cálculo anterior aplicado aos vendedores e ao resultado adicione o tempo investido pelos vendedores mais os gastos de impressão do papel logotipado, mais os cartões de visita, mais os crachás. Depois de ver o total, cuidado para não ter um ataque.
Por outro lado poderia utilizar o sistema SPA, obtendo assim os mesmos relatórios, mas na hora que quiser, rápido e sem complicações, tendo 5 vendedores e 1 gerente que se dedica a motivar e a coordenar novas estratégias de vendas.

Eficiência + Boa Apresentação + Preços acessíveis = Vendas = Dinheiro

Em poucas palavras, utilizando o sistema SPA, sua empresa contará com Eficiência, Qualidade de Apresentação, Organização de seus dados, Economia de tempo, Economia de papéis, Economia de gastos com impressão, Controle das operações, Controle total das atividades de seus funcionários, Rapidez de operação, Economia en treinamentos e sobretudo Economia de Dinheiro, sem tempo perdido por funcionários que fazem relatórios sem sentido e incompletos, nem gerentes perdendo tempo tentando entendê-los ou pior ainda, tratando de organizar, resumir, colocar em gráficos ou extrair dados específicos dos mesmos.