Modificar un formato de SPA es relativamente
sencillo, utilizando la herramienta Microsoft Access
2.02, sin embargo, si usted no cree poder realizar estos cambios,
le recomendamos que solicite a Rasgocorp que modifique por usted los formatos
que necesite. El costo por modificación de cada formato lo puede
localizar en la lista de precios
del SPA.
¡ Advertencia! Por
ningún motivo trate de convertir la base de datos a una versión
posterior a Microsoft Access 2.02. Esto podría causar un daño
irreparable a su sistema.
Para modificar cualquier
informe incluido en SPA siga los siguientes pasos:
- En la ventana de búsqueda de archivos
"Abrir Base de Datos" busque en el cuadro "Directorios"
la carpeta donde instaló la SPA (C:\RasgoSPA) y en el cuadro
"Nombre de Archivo" seleccione cualquiera de los siguientes
archivos:
- "ADMPRO24.MDB" (Archivo
de SPA 2.45, para modificar formatos de compras, ventas, altas,
etiquetas y gafetes)
- "REPORT24.MDB" (Archivo
del Reporteador SPA 2.45, para modificar formatos de Reportes)
- "ADMPRO26.MDB" (Archivo
de SPA 2.6, para modificar formatos de compras, ventas, altas, etiquetas
y gafetes)
- "REPORT26.MDB" (Archivo
del Reporteador SPA 2.6, para modificar formatos de Reportes)
- Presione la tecla SHIFT y sin soltarla
haga clic en el botón "Aceptar", esto evitará
que se ejecute el autoexec de SPA, así podrá ver la base
de datos de la misma.
- En la base de datos haga clic en la pestaña
"Informes".
- Busque el informe que desee modificar
y presione "Diseñar".
- No elimine ningún campo que no
quiera ver en la impresión, simplemente ajuste el tamaño
de cada uno a algo muy pequeño, digamos .4 cm por .4 cm y cambie
las propiedades:
- Visible = No
- Autoextensible = No
- Autocomprimible = No
- Podrá reacomodar los campos que
desee en la posición en que se ajusten a su necesidad de impresión.
- Podrá agregar Etiquetas de Texto,
Imágenes, Líneas, Cuadros e incluso campos que se incluyan
en el origen del registro del informe.
- Recuerde que un formato de impresión
como la factura, la cotización y otros más, incluyen dentro
de si mismo un subinforme que es el que presenta el detalle de productos
de cada factura o cotización.
Para modificar un subinforme debe localizarlo dentro del formato de
factura o cotización y hacer doble clic sobre el mismo, o también
podría buscarlo en la ventana de base de datos dentro de la pestaña
de informes y modificarlo directamente.
Los subinformes normalmente están nombrados como "SUBFRM"
o con la terminación "Detalle".
- Una vez modificado el formato, podrá
presionar el botón "Impresión Preliminar" para
ver si los ajustes fueron correctos, y posteriormente imprimirlos, si
todo está bien puede cerrar Access y abrir la SPA de forma normal.
- Si cuenta con licencias de SPACliente
y desea enviar el formato modificado a las otras PC's, entonces exporte
el informe modificado y también exporte el subinforme, para ello
seleccione primero el informe y haga clic en el menú "Archivo"
> "Exportar" para exportarlo y después haga lo mismo
con el subinforme.
- En la ventana "Exportar" seleccione
"Microsoft Access" y presione "aceptar".
- En la ventana "Seleccione un Objeto
de Microsoft Access" seleccione el informe que va a exportar y
presione "aceptar".
- En la ventana "Exportar al Archivo"
presione el botón "Red..."
- En el campo "Unidad" seleccione
la unidad que desee para conectar a red una pc de su red.
- En el campo "Carpeta" escriba
lo siguiente "\\NombreDeEquipo\C\RasgoSPA",
tome en cuenta que "NombreDeEquipo"
lo tiene que cambiar por el nombre del equipo donde se encuentra la
SPACliente.
- Desactive la opción "Conectar
de nuevo al iniciar sesión"
- Presione "Finalizar"
- En el cuadro "Nombre de Archivo"
seleccione el archivo "ADMPRO24.MDB"
o "REPORT24.MDB" o "ADMPRO26.MDB"
o "REPORT26.MDB" según sea el caso y presione
el botón "Aceptar"
- Microsoft Access le advertirá que
el informe a exportar ya existe en la otra base de datos y que si desea
reemplazarlo, presione "Aceptar". El informe ya estará
disponible en esa PC remota (SPACliente). Recuerde repetir los pasos
de exportación con el subinforme si es que lo modificó.
Como
obtener Microsoft Access 2.02
Para modificar el formato
de cualquier informe, reporte o impresión incluído en SPA
requiere de tener instalado en su PC el programa Microsoft Access 2.02.
Es muy posible que no tenga
esta versión de Access puesto que Microsoft ha descontinuado la
venta del mismo. Si éste fuera el caso y usted no cuenta con este
programa, nosotros se lo podemos facilitar a través de una descarga,
sin embargo, para poder hacer ésto y no incurrir en la piratería,
es necesario que nos contacte vía Email a Soporte Técnico
solicitándonos el programa Microsoft Access 2.02 y anexándonos
el número de licencia original de cualquier versión de Office
4.2, 95, 97, 2000, 2002, XP o superior que tenga, con cualquiera de ellos,
Microsoft le permite tener versiones anteriores instaladas en su PC.
Al recibir el Email, inmediatamente le mandaremos
otro con el link para descargar el Microsoft Access 2.02 y la explicación
de cómo modificar los formatos.
|
Si usted desea crear su propios reportes,
utilizando otro programa y obtener la información de la SPA para ser presentada
en sus nuevos reportes, entonces lo puede hacer con Microsoft Access 2.0,
95, 97, 2000, 2002 y XP.
A continuación le mostraremos como
conectarse a la SPA utilizando un Access 97 y así obtener los datos
de la misma. En el caso de Access de versión más actualizada, el proceso
es casi el mismo, sólo hay variaciones muy pequeñas:
- Abra Microsoft Access 97
- En el menú Archivo (File) seleccione
"Nueva Base de Datos"
- Haga doble clic sobre el icono de "Blank
Database"
- Seleccione la ubicación donde guardará
la nueva base de datos
- Ya en la nueva base de datos, en el menú
Archivo (File) seleccione "Obtener Datos Externos" y seleccione
"Vincular tablas..."
- En la ventana de búsqueda de archivos,
busque la carpeta donde instaló la SPA y en donde se encuentra
el BackEnd, comúnmente ésta carpeta se encuentra en "C:\Rasgospa\BackEnd"
- Usted va a vincular todas las tablas que
hay en estos archivos:
BAKEND25.MDB
B_PERS25.MDB
B_ALTA25.MDB
B_COMP25.MDB
B_VENT25.MDB
- sin embargo sólo puede vincular
las tablas de un archivo a la vez, por tanto seleccione uno de ellos
y repita los siguientes pasos hasta completar con todos los archivos
- En la ventana de vincular tablas, seleccione
todas las tablas presionando el botón "Seleccionar todo"
- Posteriormente presione "Aceptar"
y las tablas se vincularán a su nueva base de datos
- Podrá ver que las tablas vinculadas
aparecen con una flecha del lado izquierdo, lo cual indican que son
tablas vinculadas.
Nota: La información
que podrá accesar en las tablas vinculadas, es la información
real en tiempo real, si modifica algún dato la SPA podría
tener reacciones inesperadas
- Repita los pasos de 5 al 11, pero usando
los archivos donde aún no vincula las tablas
Crear una Consulta de Datos
Una vez vinculadas las tablas, usted debe
analizar que tipo de reporte quiere obtener y de que tablas.
A continuación le decimos algunas
de las tablas y que información incluyen:
Ventas
|
Cotizaciones |
TBLCotización |
Información principal: Folio,
Cliente, Fecha, Empleado, Comentarios, Totales |
|
TBLDetalle de Producto en
Cotización |
Información del detalle
de productos incluidos, Cantidad, Descuentos, Precio |
Pedidos |
TBLPedidos |
Información principal: Folio,
Cliente, Fecha, Empleado, Comentarios, Totales |
|
TBLDetalle de Producto en
Pedidos |
Información del detalle
de productos incluidos, Cantidad, Descuentos, Precio |
Ordenes de Compra |
TBLOrdenCompraVentas |
Información principal: Folio,
Cliente, Fecha, Empleado, Comentarios, Totales |
|
TBLDetalle de Producto en
OrdenCompraVentas |
Información del detalle
de productos incluidos, Cantidad, Descuentos, Precio |
Ya definida la información que se
desea obtener, debe crear una consulta con las tablas necesarias
Una vez creada la consulta, podrá crear el
informe que presentará los datos de forma profesional
Crear un informe
Puede crear un informe usted mismo o hacer
que Microsoft Access cree un informe automáticamente mediante un
Asistente para Informes. Un asistente para informes acelera el proceso
para crear un informe ya que hace todo el trabajo básico en su
lugar. Cuando usa un asistente para informes, éste le pide información
y crea un informe basado en sus respuestas. Aunque haya creado muchos
informes, puede que desee utilizar un asistente para organizar rápidamente
su informe. Después puede cambiar a la vista Diseño para
personalizarlo.
- Crear un informe
de una sola columna usando Autoinforme
Autoinforme crea un informe que presenta
todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.
1 En la ventana Base de datos, haga clic
en la ficha Informes.
2 Haga clic en Nuevo.
3 En el cuadro de diálogo Nuevo informe haga clic en uno de
los siguientes asistentes:
· Autoinforme: en columnas. Cada
campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a su izquierda.
· Autoinforme: tabular. Los campos de cada registro aparecen
en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte
superior de cada página.
4 Haga clic en la tabla o consulta que
contiene los datos en los que desea basar su informe.
5 Haga clic en Aceptar.
Microsoft Access aplica el último
autoformato utilizado en el informe. Si todavía no ha utilizado
el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado el comando
Autoformato en el menú Formato, Microsoft Access utiliza el
autoformato estándar.
Sugerencia También puede
crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta
abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de
datos. Haga clic en Autoinforme en el menú Insertar, o en la
flecha junto al botón Nuevo objecto en la barra de herramientas,
y después en Autoinforme. Los informes creados con este método
sólo constan de registros de detalle, pero no incluyen encabezado
de informe ni encabezado de página ni pie de página.
- Crear un informe
con un asistente
1 En la ventana Base de datos, haga clic
en la ficha Informes.
2 Elija Nuevo.
3 En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente
que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece en
el lado izquierdo del cuadro de texto.
4 Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea
basar su informe.
Nota Microsoft Access utiliza
esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para el
informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente
y seleccionar campos de otras tablas y consultas.
5 Haga clic en Aceptar.
6 Si ha hecho clic en Asistente para informes, Asistente para gráficos
o Asistente para etiquetas en el paso 3, siga las instrucciones de
los cuadros de diálogo del asistente. Si ha seleccionado Autoinforme:
tabular o Autoinforme: en columnas, Microsoft Access creará
automáticamente el informe.
Si el informe obtenido no tiene el aspecto
deseado, puede cambiarlo en la vista Diseño. Para
obtener más información, haga clic aquí
- Crear un informe
usted mismo
1 En la ventana Base de datos, haga clic
en la ficha Informes.
2 Haga clic en Nuevo.
3 En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, haga clic en Vista
diseño.
4 Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en
los que desea basar el informe. (Si desea un informe independiente,
no seleccione nada de esta lista)
Sugerencia Si desea crear un informe
que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una
consulta.
5 Haga clic en Aceptar.
Microsoft Access presenta la ventana
Informe en la vista Diseño. Para obtener información
sobre lo que se puede hacer en la vista Diseño, haga
clic aquí . Para obtener información acerca de cómo
agregar controles, tales como cuadros de texto y etiquetas, haga
clic aquí .
- Crear un informe basado
en más de una tabla
Usar el Asistente para informes es la
forma más sencilla y rápida de crear un informe que
combine datos de más de una tabla. El Asistente para informes
acelera el proceso de crear un informe porque hace todo el trabajo
básico automáticamente. En la primera pantalla del Asistente
para informes, puede elegir los campos que desea incluir en su informe.
Estos campos pueden ser de una tabla o de varias tablas. Cuando utiliza
el Asistente para informes para crear un informe basado en varias
tablas, Microsoft Access crea una consulta detrás del informe.
La consulta incluye la información sobre qué tablas
y qué campos utilizar.
Si desea crear un informe usted mismo,
es posible crear una consulta y basar el informe sobre ella.
- Crear un
informe con un asistente
1 En la ventana Base de datos, haga
clic en la ficha Informes.
2 Elija Nuevo.
3 En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente
que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece
en el lado izquierdo del cuadro de texto.
4 Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que
desea basar su informe.
Nota Microsoft Access utiliza
esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para
el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del
asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.
5 Haga clic en Aceptar.
6 Si ha hecho clic en Asistente para informes, Asistente para
gráficos o Asistente para etiquetas en el paso 3, siga
las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.
Si ha seleccionado Autoinforme: tabular o Autoinforme: en columnas,
Microsoft Access creará automáticamente el informe.
Si el informe obtenido no tiene el
aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseño. Para
obtener más información, haga
clic aquí
- Crear una
consulta
A menudo, Microsoft Access puede
crear automáticamente una consulta de modo que el usuario
no tenga que diseñar una desde cero.
· Para crear una consulta
con el fin de utilizarla como base de un formulario o informe,
pruebe a utilizar los asistentes para formularios o informes.
Estos asistentes crean el formulario o el informe, y si está
basado en más de una tabla, también crean su instrucción
SQL base. Si lo desea, puede guardar la instrucción SQL
como una consulta.
· Para crear fácilmente consultas que desea ejecutar
de forma independiente o en las que desea basar varios formularios
e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas.
Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo básico
automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie
de preguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear
consultas, tal vez desee utilizar un asistente para diseñar
rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar
a la vista Diseño para personalizarla.
· Para crear consultas sobre
filtros que creó usando Filtro por formulario, Filtro por
selección o Filtro por entrada, guarde el filtro como una
consulta.
Si ninguno de estos métodos
satisface sus necesidades, puede crear la consulta desde cero
en la vista Diseño de la consulta.
- Crear un
informe y usar una consulta como su origen de datos
1 En la ventana Base de datos, haga
clic en la ficha Informes.
2 Haga clic en Nuevo.
3 En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, haga clic en Vista
diseño.
4 Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos
en los que desea basar el informe. (Si desea un informe independiente,
no seleccione nada de esta lista)
Sugerencia Si desea crear un
informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe
en una consulta.
5 Haga clic en Aceptar.
Microsoft Access presenta la ventana
Informe en la vista Diseño. Para obtener información
sobre lo que se puede hacer en la vista Diseño, haga
clic aquí . Para obtener información acerca de
cómo agregar controles, tales como cuadros de texto y etiquetas,
haga clic aquí .
Agregar
un control a un formulario o a un informe
Todo lo que le agregue a un formulario o
un informe es un control. Los cuadros de texto, etiquetas, cuadros de
lista, botones de opción, botones de comando y líneas son
ejemplos de diferentes controles. El modo de crear un control depende
de si desea crear un control dependiente, un control independiente, o
un control calculado.
- Crear un control
dependiente
1 Abra un formulario en la vista Diseño
o un informe en la vista Diseño.
2 Si desea utilizar un asistente que le ayude a crear el control,
asegúrese de que la herramienta Asistente para controles aparece
en bajo relieve en el cuadro de herramientas.
Nota Puede utilizar un asistente
para crear botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados,
subformularios y grupos de opciones. También puede utilizar
asistentes para crear controles para gráficos y tablas dinámicas.
3 Presente la lista de campos haciendo
clic en Lista de campos en la barra de herramientas.
4 Seleccione uno o más campos de la lista de campos.
Para seleccionar Haga lo siguiente
Un campo Haga clic en el campo.
Un bloque de campos Haga clic en el primer campo del bloque, mantenga
presionada MAYÚSCULAS y después haga clic en el último
campo del bloque.
Campos no adyacentes Mantenga presionada CTRL y elija el nombre de
cada campo que desea incluir.
Todos los campos Haga doble clic en la barra de título de la
lista de campos.
5 Arrastre el campo o campos seleccionados desde la lista de campos
hasta el formulario o informe. Sitúe la esquina superior izquierda
del icono en el punto donde desea situar la esquina superior izquierda
del control (no su etiqueta) y suelte el botón del mouse (ratón).
Microsoft Access crea el control apropiado
para el campo y establece ciertas propiedades basadas en el tipo de
datos del campo y en el valor de la propiedad Mostrar control. Si
éste no es el tipo de control que desea crear, elija la herramienta
de control apropiada en el cuadro de herramientas antes de arrastrar
el campo desde la lista de campos.
- Crear un control
independiente
1 Abra un formulario en la vista Diseño
o un informe en la vista Diseño.
2 Si desea utilizar un asistente que le ayude a crear el control asegúrese
de que está presionada la herramienta Asistente para controles
del cuadro de herramientas .
Nota Puede utilizar un asistente
para crear botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados,
subformularios y grupos de opciones.
3 En el cuadro de herramientas, elija
la herramienta para el control que desea crear.
4 En el formulario o informe, haga clic en el lugar donde desea situar
la esquina superior izquierda del control. Si hace clic y suelta el
botón del mouse (ratón), Microsoft Access crea un control
de tamaño predeterminado. Para crear un control de un tamaño
particular, haga clic con el botón del mouse y arrastre el
mouse hasta que el control sea del tamaño que desea.
Sugerencia Si desea crear varios
controles del mismo tipo, puede hacer doble clic en la herramienta
apropiada del cuadro de herramientas para bloquearla.
- Crear un control
calculado
1 Abra un formulario en la vista Diseño
o un informe en la vista Diseño.
2 Haga clic en la herramienta del cuadro de herramientas del tipo
de control que desee utilizar como control calculado.
Nota Un cuadro de texto es el tipo de
control más utilizado para presentar un valor calculado, también
puede utilizar cualquier control que tenga una propiedad OrigenDelControl
(ControlSource).
3 En el formulario o el informe, haga
clic donde desee colocar el control.
4 Haga una de las siguientes cosas:
· Si el control es un cuadro de
texto, puede escribir directamente la expresión en el control.
· Si el control no es cuadro de
texto o si el control es un cuadro de texto pero desea utilizar el
Generador de expresiones para crear la expresión, asegúrese
de que el control está seleccionado, haga clic en Propiedades
en la barra de herramientas para abrir la hoja de propiedades del
control y luego escriba la expresión en el cuadro de la propiedad
OrigenDelControl (ControlSource) o presione el botón Generar
para abrir el Generador de expresiones.
Notas
· En un control calculado, comience
cada expresión con el operador =.
· Si en el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource)
necesita más espacio para escribir una expresión, presione
MAYÚSCULAS+F2 para abrir el cuadro Zoom.
· Si el formulario está basado en una consulta, podría
querer colocar la expresión en la consulta, en vez de en el
control calculado.
Modos
de Personalizar un Informe
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