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SystemVoice® la Imagen Corporativa del nuevo Milenio

El objetivo principal de SystemVoice® es apoyar a su empresa para que esté al nivel competitivo de las grandes empresas del nuevo mundo, utilizando tecnología de punta y de innovación para cubrir las necesidades de un mercado que demanda cada vez mayor capacidad de servicio.

Con SystemVoice® su empresa podrá automatizar vía telefónica, los procesos operativos de la manera más avanzada. SystemVoice® ofrece a su empresa, una Imagen Corporativa que resalta la Competitividad, Seguridad, Credibilidad, Solidez y Calidad

Con SystemVoice® su empresa contará con un servicio completo de Atención e información las 24 horas del día, durante los 365 días del año, de esta manera su "Consumidor", "Cliente", "Proveedor" y "Empleado" se sentirá atendido, satisfecho y seguro de consumir o proveer sus productos.

 

Regresar al menú anteriorMesa de Operadoras y Operadora Digital

SystemVoice® es un operador ROBOT

Después de conectar SystemVoice® a las extensiones de su conmutador, la transferencia de llamadas se realiza como lo haría un operador humano, y ¿Cómo sería esto?, muy simple, el operador contesta la llamada y le pregunta a su interlocutor a que extensión desea que lo comunique, el operador una vez conociendo la extensión realiza el proceso típico de transferencia de llamadas, le indica a la persona de la extensión que tiene una llamada de "Juan Pérez" y cuelga, exactamente igual lo hace SystemVoice®.

Si la persona que llama le solicita al operador una información que se encuentra en la base de datos de su empresa, entonces, el operador utilizará su computadora para obtener la información y proporcionársela al mismo. De igual manera lo hace SystemVoice®, el cuál operará como si fuera un operador ROBOT.

El sistema más pequeño de SystemVoice® es de 1 puerto, o sea, que podrá recibir 1 llamada a la vez, pero podrá crecer hasta 12 puertos en un sólo PC, atendiendo hasta 12 llamadas simultáneas. A partir de ahí es posible poner varios PC en paralelo conectados en red para crecer de forma ilimitada la cantidad de puertos.

El crecimiento de la mesa de operadoras será de 2, 4, 8 y 12 puertos por PC.

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¡Nunca más perderá una llamada, ni un mensaje!

Con SystemVoice® todas sus llamadas (tanto el nombre de la persona que llamó como el mensaje) quedarán almacenados en el disco duro del servidor de IVR.

Además, con SystemVoice® los mensajes podrán:

  • Guardarse en el Disco Duro de cada usuario.
  • Enviarse al Correo Electrónico de cada usuario en formato WAV.
  • Recuperarse Vía Telefónica.
  • Administrase con el Screen PopUp de SystemVoice®

 

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Siempre conocerá el nombre de la persona que le llama

La Secretaria Digital de SystemVoice® opera muy parecido a una secretaria real, ésto se debe a que el sistema le pedirá a la persona que llama que diga su nombre, si éste no lo dice, la Secretaria Digital de SystemVoice® no le transferirá la llamada, protegiéndolo como lo haría su actual secretaria.

Si la persona que llama dice su nombre, la Secretaria Digital de SystemVoice® le transferirá la llamada a su extensión, y al contestar la llamada le reproducirá el nombre de la persona, dejando a su criterio si la desea tomar o no.

El servicio de Secretaria Digital es personalizable para aquellas extensiones que considere que requiere una protección contra personas no deseadas. Sobre todo en el caso de directivos de la empresa.

El servicio de Secretaria Digital de SystemVoice® es ideal por la seguridad que obtendrá, incluso en horarios nocturnos, cuando ya no cuenta con una persona que lo asista.

Después de que SystemVoice® le reproduce el nombre de la persona que le llama, si desea tomar la llamada la transferencia se realizará, si no desea tomarla y cuelga, entonces SystemVoice® le informará a la persona que usted no está en su lugar y si desea dejarle un mensajes u otras opciones.

Ejemplo:

SystemVoice®: Marque el número de la extensión a la que desea comunicarse
Persona: "2457"

SystemVoice®: Por favor, diga su Nombre
Persona: "Juan Pérez"

SystemVoice®: Inicia la transferencia

SystemVoice® al usuario: Tiene una llamada de: "Juan Pérez", si desea contestarla marque cualquier tecla, sino desea contestarla, cuelgue ahora.

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SystemVoice® NO es parte de un Conmutador o PBX

El correo de voz de SystemVoice® no tiene límite de usuarios ni de espacio de mensajes, de hecho, el usuario podrá aumentar o disminuir desde su computadora, el espacio para cada mensaje que reciba.

SystemVoice® no es un Aditamento, Tarjeta o Accesorio de un conmutador o PBX

SystemVoice® vs Correo de Voz

El típico correo de voz con el que la mayoría de la gente se ha topado, y que generalmente es un accesorio de un conmutador o PBX, es muy limitado, sólo permite accesar a través de unos cuantos menús previamente definidos por el fabricante, así como un limitado espacio para mensajes en cada extensión y un limitado número de extensiones.

Además de la falta de menús de retorno y asistencia, no es posible conectarlo a sus datos y ni a servicios de Mensajería Unificada, ni Email-On-Demand, y si desea correo de voz en más extensiones, tendrá que pagar por la tarjeta o accesorio que se instalará en su conmutador o PBX,

Con SystemVoice® creamos un correo de voz inteligente, sin límites de crecimiento, interactuando con cualquier conmutador que permita extensiones analógicas.

Sin Embargo, si su empresa cuenta con un correo de voz, con SystemVoice® no tendrá que cambiar su correo actual, sino que formará parte que una excelente solución de Mensajería Unificada.

 

Qué diferencia hay entre IVR SystemVoice® y un Correo de Voz (Voice Mail)?

Para la persona que habla y es atendido por uno de estos sistemas posiblemente no habrá ninguna diferencia, puesto que la interfase entre la persona y estos sistemas es el mismo: "La Voz". Para poder entender rápidamente la diferencia entre SystemVoice® y un correo de voz, hemos desarrollado la siguiente tabla:

Característica
SystemVoice
Correo de Voz
Es Accesorio de un conmutador
No
Permite Conexión a un conmutador
No
Transferencia de Llamadas a extensiones
Mensajería Unificada
No
Email-Fax-On-Demand de información Fija: Folletos, formatos, etc
No
Anuncio de Llamada al Usuario
No
Envío de Correo de Voz al Correo Electrónico del Usuario
No
Requiere de un conmutador
No
Buzones de Mensajes
Buzones de Mensajes Virtuales
No
Bienvenidas de Buzones Personalizadas
Medición de Distribución de Llamadas e Impactos
No
Sistema de Mantenimiento para cambio de Voces
No
Conectividad con Bases de Datos
No
Análisis de las operaciones con Microsoft Access
No
Compatibilidad con Plataformas Microsoft y Windows NT
No
Conectividad por Red
No
Capacidad ilimitada almacenamiento de Información
No
Capacidad de Desarrollo de aplicaciones a las necesidades del cliente
No
Operadora Digital
Secretaria Digital
No
 
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Las Extensiones de SystemVoice® se vinculan con las de su conmutador

SystemVoice® podrá transferir las llamadas que reciba a las extensiones del conmutador tal cual las tiene en este momento, sin embargo, dentro de SystemVoice® se crea una lista de extensiones las cuáles estarán vinculadas a las extensiones reales del conmutador.

Esto nos permitirá tener extensiones que en el conmutador del cliente no existen, logrando compartir una extensión real entre muchas ficticias, como en el caso de los vendedores.

Imagine esta situación, las tarjetas de presentación de 5 vendedores indican que la extensión para localizarlos es 2475. Esto significa que no tuvo las 5 extensiones para sus vendedores (pésima imagen ¿No?), y mucho menos podrá tener sus buzones de voz, creando conflicto de intereses entre ellos.

Ahora bien, con SystemVoice® podrá asignar 5 extensiones diferentes (excelente imagen ¿Verdad?), vinculadas a la misma extensión real de su conmutador, y cada una podrá contar con su mensajería unificada

Extensión SystemVoice
Usuario
Extensión real
Observaciones
2475
Juan
2475
La 2475 se vincula a la 2475
3475
José
2475
La 3475 se vincula a la misma 2475
4475
Javier
2475
La 4475 se vincula a la misma 2475
Regresar al menú anterior Personalización de Extensiones
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Con SystemVoice® podrá personalizar las extensiones de su conmutador.

SystemVoice® le ofrece 10 formas diferentes de configuración de sus extensiones, así como la opción de seleccionar mensajes específicos en caso de no contestación o tono de ocupado. Estas son los tipos de extensión que podrá utilizar:

Asistida + Buzón
Simulada Asistida + Buzón
Directa + Buzón
Simulada Directa + Buzón
Asistida
Simulada Asistida
Directa
Simulada Directa
Libre
Buzón Directo

Tipos de Extensiones de SystemVoice®

Tipo de Extensión Descripción
Extensión Asistida + Buzón

La extensión será asistida por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona que llama y realizará una transferencia real al usuario de esta extensión.

Si el usuario no toma la llamada, la persona que llama podrá dejar un mensaje en el correo de voz.

Extensión Directa + Buzón

La extensión recibirá las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria Digital, se realizará una transferencia real al usuario de esta extensión.

Si el usuario no toma la llamada, la persona que llama podrá dejar un mensaje en el correo de voz.

Extensión Asistida

La extensión será asistida por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona que llama y realizará una transferencia real al usuario de esta extensión.

Si el usuario no toma la llamada, la persona que llama NO podrá dejar un mensaje.

Extensión Directa

La extensión recibirá las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria Digital, se realizará una transferencia real al usuario de esta extensión.

Si el usuario no toma la llamada, la persona que llama NO podrá dejar un mensaje.

Extensión Libre

SystemVoice® transferirá las llamadas sin verificar si la extensión esta ocupada o si no contesta.

Al realizar la transferencia, la llamada se abandona y se deja bajo los recursos del Conmutador o PBX

Extensión Simulada Asistida + Buzón

La extensión será asistida por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona que llama y realizará una simulación de transferencia.

La llamada no será contestada por ningún usuario.

Después del tiempo de espera asignado, la persona que llama oirá el menú de no contestación, en donde podrá dejar un mensaje en el correo de voz.

Extensión Simulada Directa + Buzón

La extensión recibirá las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria Digital y realizará una simulación de transferencia.

La llamada no será contestada por ningún usuario.

Después del tiempo de espera asignado, la persona que llama oirá el menú de no contestación, en donde podrá dejar un mensaje en el correo de voz.

Extensión Simulada Asistida

La extensión será asistida por la Secretaria Digital, solicitará el nombre de la persona que llama y realizará una simulación de transferencia.

La llamada no será contestada por ningún usuario.

Después del tiempo de espera asignado, la persona que llama oirá el menú de no contestación, pero NO podrá dejar un mensaje.

Extensión Simulada Directa

La extensión recibirá las llamadas directamente sin ser asistidas por la Secretaria Digital y realizará una simulación de transferencia.

La llamada no será contestada por ningún usuario.

Después del tiempo de espera asignado, la persona que llama oirá el menú de no contestación, pero NO podrá dejar un mensaje.

Buzón Directo Envía la llamada directo al buzón


Regresar al menú anterior Ajuste de Digitos de Extensiones
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Creación de Extensiones Corporativas con 4 y 5 dígitos

Con SystemVoice® podrá crear extensiones de 3, 4 ó 5 dígitos. No es la misma imagen decir: "Háblame al 5555 6000, extensión 247", que decir: "Háblame al 5555 6000, extensión 1247", tener más de 3 dígitos significa ¡ Imagen Corporativa ¡.

Extensión Pública
Extensión real
Observaciones

1247 ó 2470

12475 ó 24750

247

247

La extensión real del conmutador o PBX del cliente sólo cuenta con 3 dígitos, sin embargo, con SystemVoice® estas extensiones podrán convertirse a 4 dígitos agregando un número cualquiera al principio o al final de la extensión real. La forma de marcado internamente continuará siendo igual 247, pero la gente que hable del exterior tendrá que marcar 1247, creándole una imagen corporativa
Regresar al menú anterior Email-Fax-On-Demand
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Los servicios "Bajo Demanda" de SystemVoice® le dará la solución perfecta para satisfacer las necesidades cada vez mayores de sus Clientes, Proveedores y Empleados, los cuales podrán obtener la información que requieren de manera veraz, rápida y fácil.

Información que recibirán a petición de ellos vía Fax o vía Email.

Por que usar los Sistemas-On-Demand de SystemVoice?

  • Está haciendo marketing con productos o servicios?
  • Constantemente envía documentos con información que le solicitan por Correo, UPS, FedEx o manualmente por Fax o Email?

    Si la respuesta es Sí, entonces su empresa requiere de los servicios de Email-fax-On-Demand, que además le ofrecerá a sus usuario una respuesta inmediata.

Los servicios Email-Fax-On-Demand de SystemVoice® permiten lo siguiente:

  • Actualización de Documentos en línea a través de la red.
  • Eliminación manual de documentos pendientes de envío.
  • Reenvío manual de los documentos de enviados.
  • Almacenamiento en cola de los documentos a enviar.
  • Lista de documentos enviados con su estatus.
  • Solicitud de PIN para documentos con información delicada.

Fax-On-Demand de SystemVoice® envía documentos vía fax, utilizando un Fax módem comercial y el sistema WinFaxPro® de Symantec®. Ver el website de Symantec WinFaxPro

El funcionamiento del sistema es muy sencillo, SystemVoice® le pide al usuario que marque el número de fax a donde le enviará los documentos solicitados, le confirma el número y en cuestión de segundos le envía el fax, si el número da tono de ocupado o no contesta, el sistema reintentará las veces que se le haya programado.

Email-On-Demand SystemVoice® envía documentos vía Email, utilizando una conexión a Internet y el sistema Outlook Express® de Microsoft®.

El funcionamiento de este sistema también es muy sencillo, SystemVoice® le pide al usuario que marque su número de usuario, lo verifica en la base de datos, selecciona la dirección de correo del usuario y en cuestión de segundos le envía el Email.

Regresar al menú anteriorAudio Texto
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El servicio de Audio Texto de SystemVoice® le permitirá dar información audible y específica a sus clientes o proveedores lo cual le permitirá incrementar la productividad de su actividad, ya que podrá utilizar el tiempo que anteriormente dedicaba a proporcionar información repetitiva en otras tareas, dejando que SystemVoice® atienda las inquietudes más constantes.

La información de los servicios de Audio Texto se graba a través del módulo de mantenimiento de voces. El procedimiento para tal efecto es muy sencillo y no requiere de equipo adicional al que ya se tiene.

Regresar al menú anteriorPersonalización de Menús y Puertos
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SystemVoice® es completamente personalizable. Usted podrá decidir como contestar, como dar la bienvenida y la despedida y que opciones de menú dará el sistema.

SystemVoice® es personalizable por puerto, esto significa que podrá contestar en cada uno de ellos de forma diferente o idéntica, permitiéndole diferentes menús para cada puerto.

Ej. 1: Los puertos 1 y 2 pueden estar destinados para la distribución de llamadas de su empresa, dando opciones tales como transferencia de llamadas, Árbol Departamental, servicios de Email y Fax-On-Demand:

  1. Marque 1 para transferir su llamada a una extensión
  2. Marque 2 para transferir su llamada a un Departamento
  3. Marque 3 para recibir un documento vía Email
  4. Marque 4 para recibir un documento vía Fax

Ej. 2: Los puertos 3 y 4 pueden estar destinados a transferir a departamentos específicos tales como ventas, soporte técnico y garantías:

  1. Marque 1 para transferir su llamada a Ventas
  2. Marque 2 para transferir su llamada a Soporte Técnico
  3. Marque 3 para transferir su llamada a Garantías
Regresar al menú anterior Capacidad de Recepción de llamadas

SystemVoice® tiene la capacidad de recibir un promedio de 270 llamadas por día en cada puerto.

Tomando en cuenta que el tiempo de consulta promedio es de 3 minutos, y basándonos en esta estadística, por cada puerto se podrían recibir hasta 20 llamadas por hora, por línea en horas pico (de 9:00 a 19:00), dando un total de 200 llamadas. En horas no pico (de 19:00 a 9:00) la afluencia de llamadas disminuiría en un promedio de 5 llamadas por hora dando un total de 70.Como resultado se tendría una capacidad máxima estimada de 270 consultas por día por línea (puerto).

 
 
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